Aanleiding
Het vertrek van Jok Tang bij het bestuur van de sectie Pool heeft de afgelopen maanden aan de bestuurstafel een aantal zeer interessante gesprekken opgeleverd. Ook als Jok zijn vertrek niet had aangekondigd waren deze gesprekken zeer waarschijnlijk ook gevoerd, maar pas op een later moment.
Er is veel rondgevraagd of iemand de werkzaamheden van Jok zou willen overnemen. Dit betreft hoofdzakelijk de organisatie van de NK’s, de coördinatie van de Pool Ranking Nederland en de bestuursfunctie Secretaris. Er is een vacature geplaatst voor de functie Secretaris via diverse media waar 1 reactie op is gekomen. Het werven van vrijwilligers is al jaren aan de gang, maar blijft een enorme uitdaging en levert te weinig op. Helaas is dit probleem bij nagenoeg alle verenigingen in NL aan de orde (bron: NOC*NSF). Het effect hiervan is dat het bestuur zich voor het overgrote deel van de tijd bezig houdt met operationele werkzaamheden, en niet aan het realiseren van ambities.
Het bestuur is vanzelfsprekend enorm blij met alle vrijwilligers die nu een fantastische bijdrage leveren bij de organisatie van competities en toernooien. Maar het vinden van mensen die hierbij een organiserende of coördinerende rol uitvoeren, wat vaak meer tijd kost, is uiterst problematisch, wat blijkt uit de ervaringen van de afgelopen jaren.
Terug naar 2016
Jok Tang en Arno Hartman treden toe tot het bestuur van de KNBB sectie Pool. Het NK dreigt niet door te gaan en alles wordt op alles gezet om dit te voorkomen. Het NK gaat toch door en wordt in 3 jaar tijd stevig neergezet als stabiel en gezond evenement met een fantastisch aantal inschrijvingen in 2018 te Alkmaar. Ook de Pool Ranking Nederland wordt teruggebracht en er vindt een grootschalige reorganisatie plaats op regionaal niveau: de herstructurering van Districten naar Regio’s. Cuescore wordt ingevoerd, Chinese Pool komt naar Nederland en Smartpool op scholen wordt gelanceerd. Veel nieuwe ontwikkelingen in zeer korte tijd.
De inzet om al deze zaken voor elkaar te krijgen wordt gepleegd op het niveau van het bestuur. Uiteraard in samenwerking met het bondsbureau en vrijwilligers die op onderdelen een zeer belangrijke rol spelen. Al deze nieuwe ontwikkelingen waren nodig, en konden initieel alleen door het bestuur worden gedaan. Je kunt het zien als projecten. Maar die moeten na oplevering netjes worden overgedragen aan een beheer/lijnorganisatie.
En dat laatste is nu net het onderwerp van gesprek geweest aan de bestuurstafel. De KNBB sectie Pool heeft niet de beschikking over een dergelijke beheer/lijnorganisatie. Althans, niet voor de Breedtesport producten:
De ‘afdeling’ Topsport heeft deze beheer/lijnorganisatie wel in de vorm van medewerkers. Dit is mogelijk gemaakt met behulp van de subsidie van NOC*NSF. Hier is de beschikking over een programmamanager, trainer(s) en bondscoach. Dit werd vanuit het bestuur aangestuurd voorheen door Xavier Karis, en nu door Kynthia Orfanidou. Die organisatie is onmisbaar, omdat hier zoveel operationele activiteiten plaatsvinden die in goede banen moeten worden geleid. Ditzelfde onmisbare aspect is inmiddels ook bij Breedtesport aan de orde.
De bestuurstafel
Eén keer per 4 tot 6 weken komt het sectiebestuur bij elkaar. Vergaderingen van 3 á 4 uur lang zijn geen uitzondering. Stevige discussies worden gevoerd over reglementen, financiën, etc. Maar er wordt met name gesproken over hoe we onze ambities kunnen vertalen in activiteiten en initiatieven. Op hetzelfde moment zien we een aantal grote uitdagingen:
Het aantal leden loopt terug;
Er staan te weinig jeugd en dames spelers aan tafel;
Er mag meer contact zijn met de zaalhouders en leden;
Pool producten/diensten moeten constant vernieuwd worden;
Het benutten van kansen voor nieuwe producten;
Etc.
Het vertrek van Jok brengt dit onderwerp wederom op tafel. Maar deze keer met een andere invalshoek. Wie gaat de werkzaamheden van Jok overnemen? De organisatie van de NK’s en de coördinatie van de Pool Ranking Nederland kan niet meer bij de bestuursleden worden belegd. Niet als er ook moet worden gewerkt aan de realisatie van diverse belangrijke ambities om de poolsport verder te ontwikkelen. Dat is tenslotte de kerntaak van het bestuur. Maar we hebben geen aanmeldingen van nieuwe vrijwilligers.
Na lang wikken-en-wegen is de conclusie van het bestuur dat er ook voor Breedtesport een beheer/lijnorganisatie moet worden opgezet. Er moet een medewerker Breedtesport komen. Niet ingevuld door het KNBB bondsbureau (zoals ooit het geval was), maar onder aansturing van het sectiebestuur (idem als Topsport). Hiermee wordt een stabiele basis gecreëerd rondom alle Breedtesport-producten, en kan het bestuur zich richten op ambities en strategische doelen.
De basis voor een meerjarenplan 2020-2025 van de sectie Pool is reeds gemaakt:
Naast het aanstellen van een medewerker Breedtesport spelen de vrijwilligers, en de uitbreiding hiervan, nog steeds een zeer belangrijke rol. Vandaar dat die ook wordt vermeld als strategisch doel (nr. 6). Zonder vrijwilligers is het onmogelijk alles draaiende te houden.
De professionele breedtesport-medewerker
Er zal een functieprofiel worden aangemaakt van deze professionele breedtesport-medewerker. In ieder geval wordt deze persoon voor circa 1 of 2 dagen in de week ingezet op organiserende of coördinerende taken zoals het organiseren van de verschillende NK’s en het instandhouden van de Pool Ranking Nederland. Deze medewerker moet dus iemand zijn die affiniteit met poolbiljarten heeft, organiserende en ondernemende kwaliteiten heeft en goed is in communiceren in woord en geschrift. We streven naar een duurzame samenwerking met deze medewerker, zodat we op een goede manier de verschillende poolproducten kunnen uitbouwen en het sectiebestuur zich meer kan richten op beleid. Dit laatste is ook hard nodig, gelet op de bovengenoemde uitdagingen in het poolbiljarten in Nederland.
Financiën
Vanzelfsprekend kost een medewerker Breedtesport, werkzaam voor de sectie, geld. Het is in feite een professional die wordt ingehuurd om operationele zaken voor het sectiebestuur uit te voeren. Dit geld is momenteel niet zomaar beschikbaar. De sectie heeft er nooit voor gekozen om een grote financiële reserve op te bouwen, maar om het geld direct beschikbaar te stellen aan de doorontwikkeling van de poolproducten zodat de leden hiervan direct profiteren.
Er zal dus vanuit de huidige begroting geld beschikbaar moeten worden gesteld om dit te realiseren. Er zijn hiervoor diverse mogelijkheden. De lijn van het bestuur is dat er niet op één of twee specifieke onderdelen wordt bezuinigd/verhoogd, maar dat in de hele lijn van de breedtesport-producten een prijsverhoging zal moeten plaatsvinden. Deze producten worden straks tenslotte ondersteund door de medewerker Breedtesport. Door deze aanpassing zal de continuïteit van onze breedtesport producten gewaarborgd zijn en kan het bestuur zich meer richten op de ontwikkeling van onze sport wat zal moeten leiden tot meer inkomsten.
Ledenvergadering
Op vrijdagavond 22 november wordt op het bondsbureau te Nieuwegein de tweejaarlijkse ledenvergadering van de sectie Pool (oftewel de “sectieraadvergadering”) georganiseerd. Alle leden zijn hiervoor reeds uitgenodigd.
We hebben deze notitie geschreven om de huidige ontwikkelingen voor iedereen transparant te maken en op te roepen om aanwezig te zijn bij de ledenvergadering, zodat we met zo veel mogelijk betrokkenen hierin goede keuzes maken.
Wanneer tijdens de ledenvergadering de begroting 2020 met de medewerker Breedtesport wordt goedgekeurd, zal z.s.m. een functieprofiel worden gepubliceerd inclusief beschrijving van het sollicitatieproces.
Kijk op http://helpdeskpool.knbb.nl/support/solutions/articles/1000283273-agenda-alv-sectie-pool-najaar-2019 voor de agenda van de ledenvergadering. Hier worden binnenkort ook de te behandelen stukken gepubliceerd.
Neem voor eventuele vragen of verduidelijking contact op met het sectiebestuur via het e-mail adres secretaris@knbbpool.nl.
Breedtesport: van vrijwillig naar professioneel (PDF)
Tekst: KNBB Sectie Pool
Sfeerfoto’s: Stefan Osnabrug
Uitgelichte sfeerfoto: Frederique Rijsdijk
